Stormøde er afholdt den 19.marts 2024

Referat fra mødet .:

1. Joakim Soya (formand brugerrådet) bød velkommen til alle fremmødte (Repræsentant for kommunen: (Center for Kultur, Fritid og Ungeliv).

Dirigent: Birger Tykskov fra Marineforeningen

Referent: Bjarne Mandrup fra Frederikssund Fotoklub

Følgende foreninger var repræsenteret: Garderhusarforeningen, Ældresagen, Efterlønsklubben, Tempo, Frederikssund Fotoklub, Eksper. Danske Radioamatører, Forsvarsbrødrene, Marineforeningen Frederikssund og omegn, Cykle klubben Viking, Keramikforeningen, Gruppe 86, Figur & brædtspiller, HK73.

2. Joakim aflagde brugerrådets beretning for det forgangne år,  Joakim orienterede om vor to do liste som brugerrådet arbejder efter. Internettet er forbedret idet vi HAR fået 5G ind; nye fiberkabler og 2 nye access punkter således at der er god dækning overalt på Pedersholm.

Jens Christensen orienterede om Brugerrådets økonomi, og hvad vi mere specifikt har anvendt vores bevilgede penge til i 2023.

3. De nye vedtægter blev enstemmigt godkendt af de fremmødte, og er nu de gældende vedtægter.

4. Indkomne forslag: Forslag fra Keramikforeningen om flere adgangs nøglebrikker end de 10 aftalte – Brugerrådets løsning på dette vil være at de kan få mulighed for at have en nøglebrik liggende i en af vore nøglebokse; men at dette kræver at keramikforeningen opretter en ”logbog” hvoraf det fremgår hvem der har anvendt denne nøgle og hvor, samt ankomst og afgang (sådan foregår det også med andre foreninger som har samme problem).

5. Der fremkom ingen ønsker fra de fremmødte om ting som de kunne tænke sig vi skulle bruge vores bevilling til i 2024. Brugerrådet har en række ønsker, bl.a (i ikke prioriteret rækkefølge): a. De gamle køleskabe udskiftes til nye mere energivenlige b. Mørkelægning i S9 c. Skærm i S75 (som den i S51) d. Mørkelægning i S51 e. Gulv i salen lakeres i sommerferien.

6. På valg er: Medlem – Kaj Clausen stiller gerne op igen . Genvalgt.

Medlem - Birger Tykskov stiller gerne op igen. Genvalgt.

Medlem - Vivi Helver stiller gerne op igen. Genvalgt.

medlem – Bjarne Mandrup stiller gerne op igen. Genvalgt.

Suppleant 1 – Ingen meldte sig, ingen valgt

Suppleant 2 - ingen meldte sig, ingen valgt

7. - Booking systemet HUSK at AFBOOKE såfremt en tid ikke skal anvendes alligevel.

- Hvis glas eller service går i stykker i køkkenet SKAL dette meddelse til Brugerrådet på e-mail : brugerraadet@pedersholm.info

- Skærm i baglokale til S75 – hvis er denne: tilhører Viking Auto og de anvender fortsat denne. -

I lokale S09 kan blive rigtigt koldt; måske skal vi se på varmen i såvel S09 som i den tilhørende ”udestue”, samt oprydning i ”udestuen”.

- Brugerrådet foranlediger nyt opslag på opslagstavlerne med navne på Brugerrådets medlemmer, samt gældende adresser

hvis man observerer ting der ikke virker eller kommentarer til rengøringen osv. Bjarne Mandrup 21-03-2024

Indkaldelse til Stormøde.

Formandens beretning 2024 :

Den 19 Marts 2024 Beretning fra brugerrådet over 2023 og lidt af 2024. Brugerrådet har igen haft et travlt år. Bygningerne er gamle og anvendelsen som Foreningscenter har også mange år på bagen. Alt er slidt, kommunen foretager løbende forbedringer, reparationer og undersøgelser – det er oftest brugerne af centret der opdager problemer, tak for jeres tilbagemeldinger. Vi aftalte på sidste stormøde at få lokale S51 frisket op for foreningscenters midler og det er også gennemført, men ikke uden komplikationer. Da vi skulle i gang blev der opdaget en utæthed i skotrenden, mellem hovedbygning og sal. Det medførte håndværkere til at ordne både tag, bygningskonstruktion og væggen i salen. Da det var overstået kunne vores istandsættelse af S51 igangsættes, og sidst på året fik vi også opsat en flot skærm i lokalet. Vi måtte af økonomiske årsager skippe forslaget om støjdæmpning. Vi har udskiftet projektor i salen til en mere kraftig med et større billede, det har medført en ny fjernbetjening (også i kæde) som skal bruges når projektor skal tændes – jeg tror ikke man skal forsøge med kosteskaft. Der er blevet etableret WIFI baseret på G5 netværk, og i den forbindelse er der trykket fiberkabel fra kontor, hvor der er et access punkt, og til access punkter i hovedbygning og gymnastikbygning. Det har hjulpet både på hastighed og oppetid. Det største projekt har været udskiftning af låsesystem. Som i nu ved, så er der tale om ”skalsikring”, sådan at forstå at indvendige døre til lokaler hvor der skal være almen adgang ikke mere har lås. Vi har til det nye låsesystem, anvendt midler der er overført fra tidligere år, som netop var afsat til det formål. Der er naturligvis blevet indkøbt service og andre småting til køkkenerne, når der er behov. Brugerrådet har kontakten til kommunens bygningsafdeling omkring vedligehold af bygningerne, kommunens ansvarlige for rengøring, pedellerne på Pedershave, kultur og fritidsforvaltningen – herunder bookingsystem og økonomi. Brugerrådet har (næsten) styr på hvilke foreninger der bruger hvilke skabe og med det nye nøglesystem får vi helt styr på hvem der kan komme ind på Pedersholm. En del af bookingopgaven består i at anvise nye og eksisterende brugere hvilke lokaler der er til rådighed, selve booking af lokalerne sker løbende og navnlig i forbindelse med idrætsforenings årlige bookning. Vi kan snart melde ”alt optaget”, der er navnlig stor ny aktivitet fra brætspillere og keramik. Et overslag over brugerrådets tidsforbrug til ”daglig drift” er: Ugentlig 60 Minutter til håndtering og godkendelse af bookninger. 3-4 gange om året møde med Rengøring omkring rengøringsplanen a 3 timer. 3-4 gange årligt møde med pedeller og bygningsansvarlig a 3 timer. Vi forventer ugentlig at bruge 90 minutter til Nøglesystem og skabe, når det er i drift, i øjeblikket er tidsforbruget dog meget større. 1 årligt møde for at EU tilgængeligheds-godkende www.pedersholm.info. 2 timer om måneden til vedligehold af www.pedersholm.info 4 timer årligt til vedligehold af service og køkkeninventar. Vi holder 4-5 brugerrådsmøder a 3 timer om året hvor vi gennemgår en fast dagsorden og en ”to do” liste Som i kan se af indkaldelsen har vi med kommunen, arbejdet på nogle mere tidssvarende vedtægter. Hen af vejen skal der udbygges med en driftsaftale, og også med aftaler med brugerne af foreningscentret. Derudover er der ”ad hoc” opgaver, i øjeblikket følgende: Opdatering af aftalegrundlaget for foreningscenter Pedersholm.  Færdiggørelse af nyt nøglesystem. Koordinering af nyt skralderum på forpladsen. Salens musik og video anlæg. Vi har en fejl på kablet til projektor, og vi er i gang med at skaffe et nyt. Det har været flere tilfælde hvor anlægget har givet brugerne problemer, vi får klager af flere omveje, det er vi selvfølgelig kede af. Det er bare sådan at når brugerne ønsker et anlæg der både har teleslynge, 2 trådløse mikrofoner, CD afspiller, indgang for telefonlyd og sammenkobling med AV udstyr i loftet – så bliver det kompliceret. Situationen bliver hellere ikke lettere af at nogen ”slukker” på væggen inde i hjørnet – og tager et stik ud når orglet skal i gang – uden efterfølgende at retablere når de forlader stedet. Den største fejlkilde er at når anlægget tændes så larmer det som bare, årsagen er at modtageren til den trådløse mikrofon, ikke kan høre den slukkede trådløse mikrofon og derfor udsender hvid støj. Det skyldes at modtageren er konfigureret ”om” og at der skruet op for mikrofonen fra sidste gang den blev brugt. En mindre fejlkilde har været at skumfidusen der skal sidde på mikrofonen lå inde i skabet – det er den, der skal forhindre vejr-trækningslyde. Men det er indviklet, og vores tilbud om at mødes – før arrangementet – med den der eller dem skal betjene anlægget gælder stadig. Vi håber at foreningslivet stadig har det godt på Pedersholm

Formand Joakim Soya 

Deltagere l Stormøde den 19.marts 2024

Lene Frederikssund kommune 1 deltager Joakim Radioklubben 1 deltager Bjarne Fotoklubben 1 deltager Ernst forsvarsbrøderne 2 deltagere Kai E%erlønsklubben 2 deltagere Frida gruppe 86 1 deltager Casper Garderhusarforeningen 1 deltager Jane keramikforeningen 3 deltagere Chris ne Birger Marineforeningen 1 deltagere Vivi Bjarne Morten Figur og Brædtspiller 1 deltager HK 73 1 deltager Allan Tempoklubben 3 deltagere Flemming Cykleklubben CK VIKING 1 deltager Jens Ældresagen 2 deltager og John 

Der indkaldes til stormøde Tirsdag den 19.3.2024 kl. 1900 på Pedersholm.

(lokale 1.31 Soldaterstuen -1.sal Indgang A).

Eventuelle forslag skal være brugerrådet i hænde senest 5/3-2024 – sendes til: brugerraad@pedersholm.info

Der vil igen i år blive serveret sandwich samt en øl eller Vand hvorfor tilmelding er nødvendig af hensyn til indkøb.

Sidste tilmelding er mandag den 12.3.2024 På mail: flemming@ckv.dk

 Dagsorden for Stormøde på Pedersholm Foreningscenter I lokale 1.31 Tirsdag den 19. 3. 2024 kl. 1900

Dagsorden iflg. Vedtægternes § 5 er minimum.

1. Valg af dirigent samt referent.

2. Brugerrådets arbejde i det forløbne år, herunder redegørelse for anvendelsen af den faste bevilling til centret.

3. Nye vedtægter

4. Indkomne forslag

5. Valg af medlemmer og suppleanter til brugerrådet se pkt. 5

6. Forslag til indkøb af inventar m.v. samt renovering og vedligeholdelse af foreningscenteret.

7. Eventuelt.

 Notater 1.

2. Formandens beretning

3. Der har været arbejdet på nye vedtægter igennem en periode og nu kan vi endelig præsentere disse. Denne vedlægges indkaldelsen til Stormødet

. 4. Eventuelt indkomne forslag

5. På valg er: Medlem – Kaj Clausen stiller gerne op igen Medlem - Birger Tykskov stiller gerne op igen Medlem - Vivi Helver. Stiller gerne op igen. Medlem - Bjarne Mandrup. Stiller gerne op igen.

Suppleant 1 - ?? Suppleant 2 - ??

6. Brugerrådets oplæg gennemgås

7. Eventuelt

Brugerrådets forslag :

 Vedtægter

For det selvstyrende, kommunale foreningscenter Pedersholm.

• 1 - Definition og hjemsted

Foreningscentret Pedersholm er et kommunalt, selvstyrende foreningscenter med hjemsted i Frederikssund Kommune.

Foreningscenteret har til huse på Roskildevej 161, 3600 Frederikssund.

• 2 - Formål

Foreningscenteret har til formål:

at danne ramme for de tilknyttede foreningers aktiviteter.

Tilknyttede foreninger: Foreninger med årligt faste tider og foreninger som benytter Pedersholm til enkeltarrangementer.

• 3 - Ledelse og drift

Foreningscentret drives af Frederikssund Kommune i samarbejde med et brugerråd.

Brugerrådet består af op til 7 medlemmer, der vælges blandt de tilknyttede foreninger. Hver forening kan højst få valgt ét rådsmedlem.

Medlemmer i Brugerrådet er ulønnet og er ikke ansat af kommunen.

Valg til rådsmedlemmer er gældende for 2 år.

 4 medlemmer vælges i lige år og 3 medlemmer vælges i ulige år.

 2 suppleanter vælges i prioriteret rækkefølge for 1 år.

Brugerrådets opgave er:

at tilse, at foreningscentret drives efter sit formål

at fungere som bindeled mellem brugerne og kommunen vedrørende brug og drift af foreningscentret. 

at indhente samt fremkomme med forslag til indkøb af inventar

at fremkomme med forslag vedrørende vedligeholdelse af foreningscentret.

at udarbejde husorden for foreningscentret.  

Brugerrådet konstituerer sig med en formand, sekretær og næstformand, hvis det skønnes nødvendigt. Ligeledes konstitueres en kasserer.

Brugerrådet kan træffe beslutning om at tegne bestyrelsesansvarsforsikring.

 

Suppleanterne har møderet, men ikke stemmeret, ved brugerrådets møder.

Frederikssund Kommune inviteres til Brugerrådets møder.

Brugerrådet afholder møde 1 gang i kvartalet, eller når formanden finder det fornødent, eller når mindst 3 medlemmer af brugerrådet kræver det.

Dagsorden udsendes, så Brugerrådet medlemmer har den i hænde mindst 5 dage inden mødet.

Brugerrådet er beslutningsdygtigt, når mindst 4 medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

• 4 – Drift og vedligehold

Den daglige drift og administration af Pedersholm varetages af Frederikssund Kommune.

Brugerrådet samarbejder med Frederikssund Kommune samt med interne og eksterne leverandører.

Frederikssund Kommune forestår større anlægs- og vedligeholdelsesarbejde.

Frederikssund Kommune og Brugerrådet udarbejder driftsaftale.

• 5 - Økonomi og regnskab

Foreningscenterets drift gennemføres ved tildeling af en årlig fast bevilling fastsat af Byrådet. 

Brugerrådet fremsætter, på baggrund af den faste bevilling, forslag til Frederikssund Kommune, for så vidt angår midler til inventar og vedligehold.

Brugerrådet disponerer inden for den af Byrådet fastsatte bevilling under ansvar over for Byrådet.

Ved indkøb eller arbejde, der andrager over 10.000 kr. ex. moms, skal Frederikssund Kommune forlægges sagen til godkendelse.

Brugerrådet modtager løbende økonomiske oversigter fra kommunen. Samt udarbejder rapport over forbruget af den årlige bevilling til Pedersholm.

• 6 - Stormøde og valg af brugerrådet

Brugerrådet indkalder foreninger med faste tider til et årligt stormøde, som afholdes inden udgangen af første kvartal.

Hver forening har én stemme uanset antal af fremmødet fra den enkelte forening.

Dagsorden udsendes med mail senest 4 uger inden mødet til alle foreninger med faste tider. Baseret på kommunes registrering af foreninger der bruger foreningscentret.  

Frederikssund Kommune inviteres til at deltage i stormødet.

Dagsorden for Stormødet er som minimum:

Valg af dirigent

Brugerrådets arbejde i det forløbne år

Redegørelse for anvendelse af den faste bevilling til centeret

Forslag til indkøb af inventar m.v. samt forslag til renovering og vedligeholdelse af foreningscenteret

Valg af medlemmer og suppleanter til brugerrådet

Eventuelt.

• 7 – Anvisning af lokaler til foreninger og klubber

For at en forening, kan få adgang til foreningscentret skal den være godkendt af kommunen og oprettet i kommunens bookingplatform.

Brugerrådet anviser lokale(r) baseret på brugernes anvendelse og behov.

Ved sæsonfordelingen ansøger foreninger via Frederikssund Kommunens fælles bookingplatform om brug af lokaler til den kommende sæson, den 01. august - den 30. juni

På baggrund af ansøgningerne fremsender Frederikssund Kommune et udkast til lokalefordelingen for den kommende sæson.

Hvis der er flere foreninger, som søger om de samme dage/tider for den kommende sæson, så indkalder Brugerrådet til dialogmøde med foreningerne, for at opnå enighed om lokalefordelingen.

Brugerrådet inviteres til kommunens dialogmøder, med foreninger, aftenskoler og Frederikssund Idrætsråd.

Folkeoplysningsudvalget er kommunens myndighed om lokalefordelingen.

• 8. Ekstraordinært stormøde

Ekstraordinært stormøde afholdes, når et flertal for Brugerrådet eller når mindst 1/3 af foreninger skriftligt fremsætter begæring herom til brugerrådet eller Frederikssund Kommune med angivelse af dagsorden. 

Indkaldelse til ekstraordinært stormøde skal ske senest 14 dage efter krav er fremkommet og indkaldes med samme varsel som det ordinære stormøde. 

Indkaldelsen udsendes med mail til alle foreninger med faste tider.

• 9 - Opløsning

Hvis brugerrådet ikke arbejder inden for ovennævnte formål og bestemmelser eller disponerer ud over den fastlagte økonomiske ramme, kan Frederikssund Byråd med omgående virkning ophæve vedtægterne for det selvstyrende, kommunale foreningscenter Pedersholm og fratage brugerrådet kompetence i enhver henseende.

• 10 Forsikring

Forsikring af frivillige:

 Frederikssund Kommune er selvforsikret, og forsikringen dækker kun medarbejdere, der er ansat i kommunen. Borgere, der udfører en frivillig indsats, opfordres derfor til selv at tegne en heltidsulykkesforsikring og ansvarsforsikring for at være dækket i tilfælde af skader på sig selv eller skader, de forvolder på andre

Løsøre som foreningerne opbevarer på Pedersholm, henstår for foreningens eget ansvar.

Ovenstående vedtægter er ændret marts 2024 og er gældende fra 19. marts 2024   Underskrift
Frederikssund Kommune		Formand for Brugerråd

Forslag fra Keramik foreningen:

Kære brugerråd,